• 覆實習生的信

    六月是學子們的考試季節,也是每年初創錄取實習生的日子。我效力的一家初創也聘用了一名實習生,對方就讀於國際學校,明年高中畢業,家境非常優越,學業成績和課外活動表現也無懈可擊。距離報到日期還有幾個星期,卻意外地收到她的來信。

    來信以英文書寫,內容有點長。首先向我們查詢她作為實習生的具體責任是什麼,描繪越仔細越好,說這樣她可以提早準備;此外她想了解工作時間和辦公室著裝要求;最後她提到實習期間將離港數天,希望我們批准,她將樂意以遙距方式繼續工作。

    我把來信仔細看了幾遍,不大肯定這位同學寫信的目的或動機。但她提出有關工作要求的問題,卻勾起了我回答的興趣 – 因為那恰恰表現出「優等生」加入職場的盲點。

    我這樣回覆:謝謝來郵,充分表現了你作為一名好學生的熱誠。但一家科技初創的工作環境,和你熟悉的校園卻極之不同,因為我們無法像老師佈置作業那樣,提供清晰定義的處境和問題,並備模範答案等你回答。我們每天迎戰的挑戰可能都會不一樣,所以必須隨機應變,靈活行事。我無法提早告訴你你每天的工作流程會怎樣,你必須投入工作環境中慢慢摸索。我們也不會有模範答案,有時甚至連問題也不是十分清晰,要靠你自行探索與定義。

    我形容實習生的來信正好表現了「優等生加入職場的盲點」,是想到優等生向來只著重答對問題,但在現實的工作環境中,問題多數不甚清晰、限制條件要靠自己定義、連答案都沒有模範可依,這往往令優等生手足無措。反而平時不甚追求分數、真心有志於解難或尋根究底的學生,在職場的表現更出色。

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    回了第一段後,我又擔心她收到這麼「不近人情」的答案後會被嚇壞,所以又補充了幾句:雖然我無法仔細告訴你每天的任務是什麼,但我們最近正忙於這個項目,CEO非常在乎它的成敗,作為即將加入我們的一員,你不妨先行了解項目的背景,這樣你就能和團隊的目標一致,工作起來就能分輕重優次了。

    最後我也提到她有關工作時間、著裝和遙距工作等提問,說到你報到那天,自然會由HR和你的直屬上司向你簡介,不必過慮。

    我不知道實習生收到這樣的回信後有什麼反應,因為她再無回音。我也不肯定她到底期待什麼答案,但對我這個已在職場打滾一段時間的人來說,了解工作環境和學校大不同、知道現實是什麼,而非查詢每天的工作流程,才是真正需要提早準備的地方。我刻意沒擺出一副老師般呵護備至的形像,待她如成人,希望她會了解這片苦心啦。

    (相關舊文:游擊隊與正規軍

    p.s. 事後我和一位有多年管理經驗的朋友提及此事,說我雖然仔細地回覆了實習生的郵件,試圖逐一解答她的問題,卻始終搞不懂她為什麼要寫這樣一封信來。朋友嘲笑我沒經驗:她最大的目的,是表明已一早向你們申請請假,到時不要阻頭阻勢呀!

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    本文精簡版同日見刊於《晴報》專欄「創業群俠傳」

  • 夢寐以求的管理人

    Netflix最近上架台劇《人選之人造浪者》,拍得精采可觀。導演林君陽說,《造浪者》拍的雖然是選戰(台灣總統大選),但它其實是以政治做包裝的「職人劇」,適合上班一族觀看。我很認同。

    故事由「大選」開戰前十個月開始倒數,兩大政黨「公正黨」(在野)和「民和黨」(執政)各自密鑼緊鼓應戰,選情緊湊,雙方不斷見招拆招。它的劇情充滿實感,還有幾個寫得非常精采的人物,如反派代表「渣男」、偽君子趙昌澤(民和黨副總統後選人,戴立忍飾),和公正黨文宣部副主任翁文方(謝盈萱飾) – 這是我全劇最喜愛的角色:正直、有能力、有擔當,現實中如果有這樣的人物,一定是各企業都想羅致的管理層、眾下屬最夢寐以求的上司。

    「公正黨」內部一如普遍具規模的企業,員工大致分為上、中、下三層。身為文宣部副主任的翁文方夾在中間,上有高層如黨主席、正副祕書長等要應付,下有各文宣部職員要照顧、分配工作。得力的中層管理者,是令一家企業運作暢順、生產力高效的關鍵。翁文方正是這樣一員大將。

    翁文方是個有能力的人。她的上司「高副祕」是典型的職場老油條,沒什麼行動力,卻位高權重,喜在會議上指點江山。翁文方為下屬據理力爭而與之發生衝突,遭對方「報復」,減少她身為發言人的曝光機會,改為扶植言聽計從的親信上位。翁文方不抱怨、不抵抗、不散佈負能量,她把委屈化為動力,利用工餘時間默默經營自己的YouTube頻道月旦時事、吸引粉絲,化解上級對她的抵制,以皇道手法增加自己在黨內發言的本錢。

    翁文方也是有擔當的人。她的下屬遭辦公室性騷擾、又惹上沒能力解決的麻煩,她沒有以「大局為重」叫對方忍氣吞聲,或與之劃清界線,而是直接向黨主席討公道,又動用自己的人脈為下屬尋出路。翁文方肯為下屬出頭、做她認為對的事,因為她知道自己比對方更有辦法,而她沒有吝惜付出。這麼照顧下屬的上司,怎會不吸引人才為她賣命。

    我最近為一家初創效力,經常和CEO討論公司的運作,一致認為優秀的中層管理者很重要。高層訂了策略,須靠中層分析理解,再拆細為不同的任務,指導及分配下屬執行。如果缺少這環,或中層不給力,對上不能解決問題,對下無法提供指導,這會對公司運作造成極大的困擾和阻力。優秀的中層管理者,唯一令上司、下屬頭痛之處,是當她決定自立門戶、遠走高飛的時候。

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  • 游擊隊與正規軍

    「我們現在需要的,不是正規軍,是游擊隊。」T沉思一會後,下了這個定論。

    我心中大大舒了一口氣,真好,這和我的想法一模一樣。一旦定好這個方向,我們接下來的策略就有機會湊效了。

    作為一家初創的CEO,T每天睜開眼就要拆解林林總總的問題:投資者威脅抽資、同事威脅辭職、用戶威脅「剷App」⋯⋯每一樁都令人頭痛。最近對他構成最大困撓的是負責產品開發的主管,抱怨公司方向老是「變黎變去」,教他吃不消。T覺得如此投訴並不合理,因為在初創的世界,「變幻原是永恒」,哪有可能訂下計劃後,不再隨機應變?

    我們在以往的文章中曾討論過,因應身處的是亂世抑或盛世,企業負責人有所謂Wartime CEO與Peacetime CEO之別,其實員工也有正規軍與游擊隊的不同。

    (相關舊文:亂世領袖vs盛世領袖

    正規軍一般在企業業務上了軌道後發揮得較好,因為他們重視制度、計劃、培訓、檢討等,喜歡經過深思熟慮(應用在企業的場景,就是反覆進行會議)後,按章執行任務,討厭朝令夕改,白白浪費做下的準備功夫。如果企業正面臨生死存亡之戰,需要不斷因應環境變化作出策略調整,正規軍就會無所適從,他們投訴最多的通常是「老細成日變黎變去」。我的朋友T正正是因為把新項目交給心態上屬正規軍的產品經理負責,所以對方感到很吃力。

    游擊隊則最討厭一成不變、按部就班,他們喜歡上級給予清晰明確的目標後,讓他們自由發揮,並容許他們以最有效的方法執行任務。游擊隊的心態是「使命必達」,過程中即使有機會損兵折將、遊走灰色地帶,也不會動搖他們的信念。此外,游擊隊也重視執行,最討厭層層上報等候指示。一旦任命游擊隊執行任務,就要給予他們充分的自由度和信任,別嘮叨他們朝請安、晚匯報。如果企業需要開發新業務,由執行力強的游擊隊打頭陣,效果應比正規軍的循序漸進佳。

    (相關舊文:完美履歷阿姐駕到

    如果企業資源充沛,當然應該又有正規軍,又有游擊隊,作好兩手準備,一旦其中一方折翼,還有另一支精兵可用。初創未必有這樣的資源,但其CEO通常都是創業者,往往自帶游擊隊基因,好比我這位朋友T,所以一旦業務達到一定規模、開始向外招兵買馬後,會較易和新招聘的正規軍主管起衝突。一個緩解的方法是把公司的業務分開,將表現較穩定的項目交正規軍負責,初創CEO自己則帶領游擊隊繼續衝鋒陷陣,以新項目開天闢地。

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    本文同日見刊於《晴報》專欄「創業群俠傳」